1. Tehokas sähköpostin käsitteleminen

Miksi et päättäisi itse, milloin luet ja käsittelet meilisi?

Itse pääsääntöisesti luen sähköpostit nykyään työpaikalla. Reissu tms vastaavia päiviä lukuunottamatta pyrin välttämään sähköpostin lukua puhelimella. Lisäksi pyrin aloittamaan päivän niin, että sähköposti ei ole ensimmäisenä työlistalla. Pyrin myös jo edellisenä päivänä päättämään mistä tehtävästä aloitan kun seuraavana päivänä saavun työpaikalla.

Tämä lisää merkittävästi työtehoa, kun on ns proaktiivisessa moodissa heti työpäivän aluksi, eikä ns reaktiivisessa moodissa vastaanottamassa muilta tehtävänantoja. Näin päivän saa käynnistettyä tehokkaasti ja aikaansaamisen tunne heti työpäivän aluksi on kertakaikkisen virkistävää aivoille.

Kun heti päivän aluksi saa tehtävälistaa pienemmäksi, todennäköisesti muutkin asiat sujuvat myöhemmin päivällä paremmin.

Miksi sähköpostin lukua puhelimella voisi olla hyvä välttää? Viisas pääsee vähemmällä kirjassa kerrotaan, että puhelimella ei ehdi tai pysty käsitellä meilejä kerralla. Kuitenkin tieto käsittelemättömästä meilistä kuormittaa meidän ns henkistä tehtävälistaa ja aiheuttaa stressiä. Toisekseen tulee tehneeksi ylimääräistä työtä, koska osa meileistä tulee luettua ja käsiteltyä kahteen kertaan. Eli aikaa säästyy käsittelemällä kaikki meilit yhdellä kertaa tietokoneella. Toisekseen välttää saapuvien sähköpostien aiheuttamat työn keskeytykset.

Yllä olevien muutosten kautta päästää eroon siitä, että ”vain nopeasti tarkistan meilini.” Niinpä, montakohan kertaa tuijotamme puhelimen ruutua nykyisin päivittäin, vain tarkistaaksemme onko tullut lisää meiliä? Lisäksi mitä jos meilit lukisi vain ja ainoastaan kalenterista sille varaaminasi aikoina?

2. Ideoiden toteuttamiseen systemaattisuutta

Monestiko mieleesi tulee jotain tärkeää minkä huomaat myöhemmin unohtaneesi?

Meille kaikille käy näin. Niin minullekin. Muista jostain lukeneeni, että unohdamme keskimäärin ideamme jopa jo 60sekunnin päästä. Niinpä olisi tärkeää laittaa se heti muistiin. Ulkoiseen muistiin. Muuten ideamme jäävät useimmiten toteuttamatta. Pyrinkin kantamaan nykyään muistikirjaa melkein aina mukanani.

Toisaalta sanotaan, että kyllä ne hyvät ja tärkeät ideat tulevat uudelleen mieleen jos ne kerran ovat tärkeitä. Mutta uskallatko luottaa siihen?

Minä en ala lyömään vetoja muistini kanssa tässä nykymaailman informaatiotulvassa. On vain valjastettava parhaat tavat palvelemaan muistiamme.

Viisas pääsee taas vähemmällä toteuttamalla ideoita seuraavalla kolmella selkeällä tavalla.

1. Toteuta ideasti heti, jos se vaan on mahdollista. Se on tuoreena mielessäsi ja todennäköisesti intoakin on heti käydä toimeen täydellä teholla. Ja kun on aloitettu, niin ollaan jo matkalla. Ja kun ollaan matkalla, niin voi olla vaikeaa jättää tehtävää kesken. Työ on siis ”aloittamista vaille valmis”
2. Toiseksi paras keino on se, että heti kun saat ideasi mieleesi, päätä milloin toteutat sen ja varaa sille heti aikaa kalenteristasi.
3. Kolmanneksi vaihtoehdoksi kirjoita idea tehtävälistalle tai muistikirjaan. Pyri välttämään tätä tärkeiden asioiden osalta, koska aina ajan kuluessa ideoilla on vaarna ns laimentua tai jäädä kokonaan toteuttamatta. Tämä soveltuukin parhaiten vähemmän tärkeiden asioiden toteuttamiseen.

3. Huonoista tavoista eroon

Tehokkain tekemisen tapa on tapa, niin just, tapa. Siksi meidän tulisi automatisoida arkeemme mahdollisimman paljon toistuvia tekemisiä, koska toistuvaan tekemiseen aivomme tottuvat, ja se helpottaa tehtävien suorittamista. Useat päivittäiset tekemisemme perustuvat tapoihin. Jos sillä kerran on merkitystä, niin eikö tulisi jatkuvasti luoda uusia hyviä tapoja?

Toki, mutta Viisas pääsee vähemmällä kirjassa nostetaan ansiokkaasti esille, että vastaavasti huonoista tavoista tulisi päästä eroon. Enpä ollut moista aiemmin oikein kunnolla pohtinutkaan. Itse yritän tässä parantaa juoksua ja pohtia mistä tekemistä tulisi päästä eroon. Se on järkevää siksikin, että määrättömästi ei pysty uutta tuoda elämäänsä, jollei jostain vanhasta päästä irti.

Haaste on toki se, että jos on järkevää ajaa yhtä uutta tapaa sisään kerralla, niin miten huolehditaan riittävällä tarmolla jostain huonosta tavasta eroon pääsyä? Huonoista tavoista kun on usein kovinkin vaikeaa päästä eroon.

Yksi vastaus on etsiä tähän keinoja, jotka vaativat mahdollisimman vähän tahdonvoimaa. Viisas pääsee vähemmällä seuraavaa listaa hyödyntämällä.

1. Muuta ympäristöä. Kun haluat lukea kirjaa, pidä sitä yöpöydällä. Mitä useammin tai harvemmin näemme asian, sitä enemmän tai vähemmän sitä ajattelemme. Tuo haluttuja ärsykkeitä esille ja poista epätoivottuja näkyvistä.
2. Säätele kynnystä. Vaikeuta huonojen tapojen tekemistä ja helpota hyvien tapojen toistamista.
3. Ketjuta tapoja. Hyödynnä olemassaolevia tapojasi. Voisitko vaikka harrastaa liikuntaa työmatkasi varrella?
4. Ajasta tehtävät. Miten muistaisit toistaa tapaa alussa tarpeeksi monta kertaa? Hyödynnän puhelimesi kalenteria muistuttamaan sinua tehtävän tekemisestä.

Tsemppiä!

Juha