Juhana Torkki ponnahti puheenaiheeksi vuonna 2006, kun hän kirjoitti ensimmäisen kirjansa Puhevalta. Tämä teologian tohtori ja matemaatikko säväytti retoriikallaan em. kirjassa. Torkki pyydettiin jopa kirjoittamaan vuoden 2006 presidentinvaaleihin ehdokkaille kriisipuheet. 2008 Torkki kirjoitti ensimmäisen neuvotteluvaltaa käsittelevän kirjan, jonka hän teki yhdessä Sami Miettisen kanssa. Nyt duo on tehnyt kirjastaan uuden version vastaamaan maailman muutokseen. Torkki toteaa, että onhan tässä reilussa 10 vuodessa muun muassa Suomi saanut Ahtisaaren rinnalle toisenkin Nobelistin, Bengt Holmströmin, peliteoriaa tutkineen taloustieteilijän. Holmströmin, kuten muidenkin viime aikojen vaikuttajien tarinaa löytyy kirjasta hyvä määrä sivuja. Tarinallinen kerronta on ilmeistä myös niin uudelle kuin vanhemmallekin kirjaversiolle. Tässä blogitekstissä ei kuitenkaan fokusoida tarinoihin, vaan ydinsanomaan. Mikä tekee huippuneuvottelijan.

>>On kaksi tapaa selvittää kiista: joko neuvottelemalla tai käyttämällä fyysistä voimaa. Edellinen on ominaista ihmisille, jälkimmäinen näistä pedoille – niinpä meidän on turvauduttava jälkimmäiseen vain silloin, kun edellinen ei ole käytettävissä.>> - Marcus Tullius Cicero

 

HUIPPUNEUVOTTELIJAN PROFIILI

Torkki kuvaa yllä olevassa kuvassa, kuinka huippuneuvottelijan profiili koostuu neljästä osatekijästä. Tarvitaan valtaa, analyyttisyyttä, sosiaalisuutta ja periaatteellisuutta – lihakset, aivot, sydän ja sielu. Taitava neuvottelija keskittyy neuvotteluissa neljään perustavoitteeseen: neuvotteluhyödyn jakamiseen, kasvattamiseen, myymiseen ja johtamiseen.

VALTA

Valtaa tarkastellessa eläinkunta antaa meille esimerkin vahvimman oikeudesta. Susilaumassa kyvykkäimmät alfat johtavat laumaa ja kaappaavat suurimman osan ruuasta ja naaraista. Torkin mukaan myös ihmisen toiminnassa näkyy susilauman piirteitä. Neuvottelu on resurssien jakoa, jossa nopeimmat, vahvimmat, älykkäimmät ja äänekkäimmät kahmivat itselleen eniten. Neuvotteluissa suoraa valtaa käytetään kahdella tavalla. Ensinäkin voimme tarttua kakkulapion varteen ja voimallamme kasvattaa omaa osuutta jaossa olevasta potista. Toiseksi neuvottelijalla on jokaisessa sopimisen vaiheessa päätöksentekovalta; kannattaako hyväksyä neuvoteltu sopimus vai mieluummin lopettaa neuvottelu ja marssia huoneesta ulos.

Käytössäsi olevaan vallan määrään vaikuttaa statuksesi. Ihmisen status on osittain ennalta määritelty. Siihen vaikuttaa oma tausta, historia, ulkonäkö, äänen mataluus, koulutus, titteli, pituus, asema yrityksessä ja maine. Kaikkiin näihin osatekijöihin sinulla on mahdollisuus vaikuttaa, niin absoluuttisesti ominaisuuksia parantaen tai vaihtoehtoisesti pelkästään neuvottelukumppanin tulkintaan statuksestasi vaikuttaen. Käyttäytymällä vahvan statuksen ominaispiirteitä esittäen toisen tulkinta sinusta on sen mukainen. Lähtökohtaisesti: hitain, selkein lausein ja liikkein. Ilmeettömästi, pitkin monologein, mieluummin vastapuolen puhetta keskeyttäen, osin päälle puhuen. Ryhdikkäässä kropassa, pitkin askelin ja suurin rauhallisin liikkein raajojen ollessa kaukana toisistaan.

Suoran vallankäyttö harvoin johtaa menestykseen neuvottelussa, sillä harva tahtoo tulla määräillyksi, vaan mieluummin pitää oman mielipiteensä. Amerikkalainen professori Robert Chialdini on tutkinut mihin vaikuttaminen perustuu. Chialdini linjaa, kuinka ihminen reagoi maailman monimutkaisuuteen yksinkertaisin kaavoin säästääkseen energiaa. Torkki heittää esimerkkinä, kuinka jouluaattoa edeltävänä päivänä tavaratalon kosmetiikkaosastolla Chanel 5 tuoksu käy vilkkaasti kaupaksi. Perusolettamus on, että kallis on hyvä helpottaa näiden viimetingan miesten päätöksentekoa. Chialdini erottelee kirjassaan ”Influence” kuusi sosiaalista vipuvaikutusta.

1. Vastavuoroisuus

Kansanomaisesti voidaan puhua kiitollisuuden velasta. Kun teen ensin jotain toisen eteen, hänelle tulee tarve hyvittää ja korvata antajalle saamansa hyvä. Lahjasta kieltäytyminen Torkin mukaan tuottaa yleensä suuremman mielipahan kuin se, että jää vaille vastalahjaa.

 

2. Jatkuvuusperiaate

Sitoudumme johonkin, jonka olemme joskus aloittaneet. Kun sanomme myyjän kanssa keskustellessamme jotain itsestämme ja myyjä jälkikäteen vetoaa sanaamme, emme lähtökohtaisesta tahdo rikkoa sanaamme. Nettikyselyillä ja adressien omakätisillä kirjoittamisilla jätämme jäljen alitajuntaamme ja pyrimme tiedostamattamme toimimaan tiedostamattomienkin lupauksiemme mukaan.

 

3. Sosiaalinen hyväksyntä

On raskaampaa uida vastavirtaan ja helpompaa mennä massan mukana. Turistikaupungissa ei tahdota astua tyhjän ravintolaan ja mieluummin ostamme tavaroita tai palveluita, joista olemme kuulleet ystäviltämme suosituksia tai kokemuksia.

 

4. Pitäminen

Tunne yhteenkuuluvuudesta on sosiaalista liimaa. Ostamme mielellämme itsemme kaltaiselta ihmiseltä tai ihmiseltä, josta pidämme ja joiden kanssa viihdymme. Luonnollisesti teemme palveluksia lähinnä niille, joista pidämme. Näin syntyy sosiaalinen verkostomme.

 

5. Auktoriteetti

Ihmiset uskovat ulkoisiin merkkeihin ja saavutuksiin. Ulkonäkö luo meistä vaikutelman ihmisenä ja tittelit antaa kiikarit siihen, mitä olemme aiemmin tehneet ja saavuttaneet. Chialdinin testeissä pitkät, komeat ja pukuun sonnustautuneet miehet onnistuivat johdattamaan kolme kertaa enemmän ihmisiä päin punaisia valoja verrattuna rähjäisiin opiskelijaa muistuttaviin testihenkilöihin.

 

6. Niukkuus

Varsin nopeasti vähenevä ja harvoille kohdistettu tarjonta houkuttaa ihmisiä. Kun jotain on saatavilla yllin kyllin tai saatavuus on hyvin rajallinen, muuttaa se arviotamme tuotteen arvosta. ”Mörkö”-muumimuki loppui kaupoista ja nosti arvonsa lähes yli yön, kun Marko ”Mörkö” Anttila johdatti Suomen leijonien kapteenina joukkueen maailman mestaruuteen.

Vaikuttaminen ja manipulaatio ovat kaksi kolikon kääntöpuolta. Ihmisillä on sisäinen kyky vaistota manipulaatio ja mitään pitkäjänteistä ja pysyvää ei voi rakentaa manipulaation pohjalle. Sen lisäksi, että manipuloiminen on tuomittavaa, se on myös luotettavuuden tuhoamisen johdosta kannattamatonta.

 

ANALYYTTISYYS

>>Elämä on kompromissi kahden asian välillä, sen mitä itse tahtoo ja sen mitä toiset haluavat.>>  

–  John Updike

Taitava neuvottelija ottelee aikidoa, jolloin hän vallan käytön sijaan ohjailee taitavasti vallan virtoja. Siinä missä vallalla koitetaan kaapata mahdollisimman suuri pala kakusta, analyyttisyys johdattaa meidät neuvottelun korkeammalle tasolle. Kohoaminen analyyttisyyden tasolle merkitsee kahta suurta näkökulmamuutosta. Ensiksikin, neuvottelu ei ole vain kakunjakoa, vaan kakun tehokasta kasvattamista, niin että molemmat lopulta hyötyvät alkutilanteeseen nähden (win - win). Toiseksi neuvottelussa ei ole kyse ainoastaan siitä, mitä itse haluaa, vaan yhtä lailla eläytymistä vastapuolen tarpeisiin – peliteorian hengessä.

 

Miettinen ja Torkki pohtivat kirjassaan onko nollasummapeli lainkaan neuvottelua. Kirjassa käytetyn asiantuntijan Hannu Vartiaisen sanoin sanotetaan, että voidakseen puhua neuvottelusta, pitää lähtökohtaisesti kaikkien neuvotteluosapuolien asema parantua neuvottelua käydessä.

 

IHMISET: Erota ihmiset ja ongelmat toisistaan

TARPEET: Keskity tarpeisiin, älä positioihin.

VAIHTOEHDOT: Etsi luovasti joukko vaihtoehtoisia ratkaisuja ennen kuin siirryt varsinaiseen päätöksentekovaiheeseen.

KRITEERIT: Edellytä, että lopputulos perustuu objektiivisesti määriteltäviin kriteereihin.

 

Yllä on Harvardin yliopistossa on kehitetty ylläoleva nelivaiheinen säännöstö, joka saa ihmiset avaamaan ajatteluaan, sen sijaan, että jymähtävät omiin poteroihinsa puolustusasemiin. Osapuolien monimuotoiset neuvottelutavoitteet vaativat useita hyviä paketteja, jotka muotoutuvat ja hiovat kokonaisuutta askel askeleelta molempien kannalta paremmaksi. Näin syntyy neuvottelumatka. Jotta on mahdollista päästä optimaaliseen neuvottelutulokseen molempien kannalta, on osapuolten pystyttävä kommunikoimaan tehokkaasti, informaation pitää olla symmetrisesti jaettua ja osapuolten välinen luottamus tulee olla kunnossa.

 

SOSIAALISUUS

>> Imartelu on kuin hajuvesi – tarkoitettu nautittavaksi, ei nieltäväksi.>>

Voisi kuvitella, että suuret sopimukset ja neuvottelut on täysin järkiperusteisia ja pohjautuvat tarkkoihin laskelmiin. Kuitenkin Torkki ja Miettinen avaa kirjassaan kuinka niin maailmanpoliittiset sodat, kuin suuryritysneuvottelut saavat vahvoja käänteitä tunteista. Kiitollisuutta ilmentävät lounaat ja lahjat tai dramaattiset ulosmarssit. Joskus on hyvä koko neuvotteluporukan mennä ulos jäähylle, jotta saadaan uusi lähestymistapa asiakokonaisuuteen. Analyyttisen jakson peliteoria saa uuden ulottuvuuden, kun rationaalisen päättelyyn lisätään tunteet. Elävä elämä on täynnä näitä monisyisiä tunteita, jotka muuttavat mutkikkaiksi loogisen päättelyn mukaisen lopputuleman. Aristoteleen ethos, pathos, logos, vaikuttamisen malli, saa oman roolinsa, kun tarkastellaan neuvottelun sosiaalisuutta. Ethos, se kuka puhuu, vaikuttaa miten sanomaa kuunnellaan, pathos on se tunnetila minkä vallitessa viesti välitetään, millainen neuvotteluilmapiiri ollaan saatu luotua ja logos on lopulta itse sanoma, joka halutaan saada läpi.

Torkki ja Miettinen toteavat: ”Sosiaalisuus on neuvottelijan kykyä signaloida ja hallita tunteita sopimustilanteessa.” Sosiaalisuus voidaan jakaa kolmeen askeleeseen:

1. Opettele tunnistamaan oma tunneherkkyytesi ja hallitsemaan sitä.
2. Opettele ymmärtämään toista osapuolta ja näkemään hänen persoonallisuustyyppinsä.
3. Opettele viestimään taitavasti neuvottelupöydässä valitsemalla oikea viesti ja kuhunkin tilanteeseen sopiva viestintätyyli.

>> Pessimisti näkee ongelman jokaisessa mahdollisuudessa, optimisti näkee mahdollisuuden jokaisessa ongelmassa.>>

  – Winston Churchill

Kirja linjaa, miten optimismi on järkevää, koska se auttaa maksimoimaan menestymisen ja toipumaan takaiskuista. Pessimisti puolestaan tuhlaa energiaa murehtimalla ja jossittelemalla asioiden kanssa. Arvostettu kirjailija ja liikemies, Stephen Covey opettaa, kuinka meidän tulee ensin yrittää ymmärtää, jolloin toinen saa ensin purkaa ajatuksensa ja vasta sitten tähtäämme tulla ymmärretyksi, kun toinen on vastaanottavainen kuulemaan meidän viestimme.

Se, kenen kanssa neuvottelet, vaikuttaa vahvasti kuinka viesti tulee paketoida. Analyyttiseen - eli siniseen tyyppiin (Idiootit ympärilläni) - puree peliteoreettinen analyysi. Hän haluaa kuulla asiat loogisesti selitettyinä ja arvostaa runsasta taustatietoa. Vakaaseen eli vihreään tyyppiin vaikutetaan sosiaalisilla keinoilla. Hän etsii hyväksyntää ja harmoniaa. Hallitseva eli punainen tyyppi on analyyttisen ekstrovertti muoto. Vallan tarve on suurempi ja päätöksentekokyky on nopeampi kuin analyyttisellä sinisellä. Tälle neuvottelijalle asiat pitää esittää selkeästi ja tehokkaasti. Vaikuttava eli keltainen haluaa valtaa ja näkyvyyttä neuvotteluissa. Suhdetoiminta on tärkeä toiminnan kriteeri, jolloin henkilökohtainen kiitos, jopa kehuminen, on tehokasta. Myös vaikuttava tyyppi tekee nopeita päätöksiä ja hänellä on vahva intuitio neuvottelukumppanista. Näin ollen hänen seurassaan kylmä tehtäväkeskeisyys ja ihmissuhteiden välttely on vaarallista. Hallitsevaa ja vaikuttavaa persoonaa on hyvä kohdata alfana, kun taas analyyttistä ja vakaata tulee lähestyä mieluummin piiloalfoina tai beetoina.

>> Keskustelun taito ei ole vain sitä, että sanoo oikeat asiat oikealla hetkellä. Se on myös sitä, että osaa jättää sanomatta väärän asian, vaikka kiusaus olisi suuri.>>

  – Dorothy Nevill

PERIAATTEELLISUUS

>> Mitä ihminen kylvää, sitä hän myös niittää.>>

– Apostoli Paavali

Pelkän kakunjaon, kasvatuksen ja syönnin sijaan periaatteellisuus tuo neuvottelupöytään arvot, jotka nostavat tavoitteet hetkellisen hyödyntavoittelun yläpuolelle. Kuitenkin arvot ovat vasta arvoja, kun ne toteutuvat käytännössä. Ilman käytännön toteutusta kirjoitetut arvot ovat vain korulauseita. Tarkoitus ei pyhitä keinoja, vaan on olemassa periaatteelliset rajat, joita ei tule rikkoa. Nämä luovat etiikan ja ihmisen toiminnan arvokkuuden. Periaatteellisuus on Torkin ja Miettisen mukaan kykyä saavuttaa pitkällä aikavälillä tavoitteensa. Nietchen sanoin: >> Sille, jolla on elämässään ’miksi’, on lähes jokainen elämän ’miten’ kestettävissä.>>

Periaatteellisuuden kolme lähtökohtaa:

1. Eettisyys

Pitkän ajan kumppanuus on eettinen tavoite pikavoittojen sijaan. Periaatteellinen neuvottelija rakentaa pitkäjänteisesti hyvää mainetta. Luottamuspääoma kasaantuu ja edelliset sopimukset rakentaa pohjaa tulevalle.

 

2. Maailman parantaminen alkaa itsestä.

Ensimmäiset eettisyyden askeleet ovat vastuunotto ja omakohtainen kasvu. Tietä kuljettaessa tulee vastuunotto myös muista ja kasvu johtajuuteen.

 

3. Yksilön onnea ei voi irrottaa yhteisön onnellisuudesta

Hyvä elämä ei ole egoistista sooloilua, vaan omien tarpeiden sovittamista oikeudenmukaisesti koko yhteisön elämään. Vahvimmat periaatteet ohjaavat yksilön sijaan yhteisöä.

 

Torkki ja Miettinen avaavat maineen merkitystä hyvin urheilun kautta, jossa jokainen kilpailu hävitään tai voitetaan ja seuraava on uusi, johon lähdetään puhtaalta pöydältä. Neuvottelussa tilanne on aivan toinen. Jokaisessa neuvottelussa neuvottelija kasvattaa tai käyttää luottamustiliään. Seuraavaan neuvotteluun mentäessä tämä tilikirja kuvainnollisesti avataan ja katsotaan, mistä lähdetään liikkeelle. Maine on tähänastisten tekojen summa, eikä mainetta pääse pakoon. Hyvä maine on puolestaan se luottamus ja myötätuuli, joka antaa vauhtia neuvottelujen vauhtiin saattamiseen.

Neuvottelun aaltoliike:

1. Henkilösuhteen luonti
2. Tarpeiden kartoitus
3. Vaihtoehtojen kartoitus: etsitään vaihtoehtoja vastata kaikkien osapuolten tarpeisiin.
4. Ratkaisumallien kartoitus ja valinta joillain kriteereillä
5. Tavoitteiden vaihto pakettitarjouksia käyttäen
6. Sopiminen.

Neuvottelu lähtee liikkeelle henkilösuhteen luonnista neuvottelukumppaniin. Tässä ensivaikutelma, sosiaaliset työkalut ja viestintä ovat vahvassa roolissa. Seuraavaksi meidän tulee tuntea omat tarpeemme ja mitä paremmin ymmärrämme kumppanimme tarpeet, sitä paremmissa neuvotteluasemissa olemme. Tämän jälkeen alkaa itse työstö, rakennetaan vaihtoehtoja, joilla saadaan kaikkien tarpeet toteutumaan. Ratkaisumalleja haetaan eri suunnista eri kriteereillä, josta seuraa tavoitteiden vaihtoa erilaisin ratkaisupaketein ja näin päästään askel kerrallaan suurempaan ja suurempaan kokonaishyötyyn molemmin puolin, joka mahdollistaa lopulta itse sopimisen.

Torkki ja Miettinen kiteyttävät koko kirjan seuraavaan synteesiin:

>> Huippuneuvottelija tavoittelee yhteistä tahtotilaa ilmaisevaa sopimusta, joka sitouttaa ja motivoi hyödyllisyytensä kautta ja jonka luonteva hyväksyminen johtaa jatkuvaan neuvottelusuhteeseen.>>

 

– Sami Suominen

 

Sami Miettinen & Juhana Torkki, Uusi neuvotteluvalta, WSOY, 2019, European Union