Monesti vastoinkäymiset voivat synnyttää ajattelua, josta kumpuaa lopputuotoksena kirkas oivallus. Tiago Fortella oli nuorena kurkkukipu, jonka syytä lääkärit eivät löytäneet. Kaikki näytti päällisin puolin olevan kunnossa, joten kipua päätettiin lievittää voimakkailla lääkkeillä. Ikävästi nämä lääkkeet alkoivat tuhoamaan Forten muistia, ja syntyi jopa kokonaisia ajanjaksoja, mistä kaikki muistikuvat olivat kokonaisuudessaan tuhoutuneet. Näin Forte alkoi kirjata asioita itselleen ylös, jotta hän pystyisi tarvittaessa palaaman asioihin. Tästä askel kerrallaan syntyi tehokas systematiikka, jota Forte kuvaa nykyään ”kakkosaivoinaan”.

Mitä Tiago Forte tarkoittaa kakkosaivoilla? Kuvauksessaan hän kehottaa ajattelemaan näitä, kuten omaisit maailman parhaan henkilökohtaisen assistentin. Täysin luotettavan ja johdonmukaisen, joka on aina valmiina vastaanottamaan sinulle arvokasta informaatiota. Kuuntelee ohjeita, tekee avuliaita ehdotuksia ja muistuttaa siitä, mikä sinulle on tärkeää.

”Your mind is for having ideas, not holding them.” – David Allen, author of getting things done.

Kakkosaivot ratkaisevat, kuinka löydetään nopeasti asiat, mitkä on oppinut, ajatellut ja kokenut. Kakkosaivojen tavoitteena on parhaan ajattelun tallennus ja organisointi; projektien läpivienti johdonmukaisesti tavoitteita kohti pala kerrallaan. Luotettava systematiikka mahdollistaa nopean ja helpon paluun projektin tai ajattelun äärelle, jottei tehty työ ja ajattelu katoa. Näin on mahdollista päästää irti töistä luottaen, että systeemi pitää huolen, miten langat otetaan taas helposti uudelleen käsiisi. Näin käytetään vähemmän aikaa etsien asioita, ja enemmän aikaa tehden asioita.

Kirjassaan Forte avaa Microsoftin tutkimusta, jonka mukaan keskimääräinen amerikkalainen työntekijä käyttää 76 tuntia vuodessa etsien hukattuja muistiinpanoja. Data Corporation puolestaan avaa kuinka 26 % tyypillisen tietotyöläisen ajasta menee etsien ja yhdistäen informaatiota, joka on jakaantunut eri järjestelmiin. Hämmentävästi vain 56 % etsimisyrityksistä päätyy oikean datan saantiin projektissa onnistumiseksi. Toisin sanoen käymme viitenä päivänä viikossa töissä, mutta käytämme enemmän kuin yhden noista päivistä vain informaation etsimiseen, jotta voimme suorittaa työmme. Puolessa tapauksista emme edes onnistu siinä.

“It is in the power of remembering that the self’s ultimate freedom consist. I am free because I remember.”  – Abhinavagupta, tenth-century Kashmiri philosopher and mystic.

NELJÄ AVAINOMINAISUUTTA LISÄAIVOILLE

1. Konkretisoi ideamme
2. Paljastaa uudet yhteydet ideoiden välillä
3. Ideoiden jatkojalostamishautomo
4. Teroittaa yksilöllistä näkökantaamme

Ennen kuin teemme mitään ideoillemme, meidän tulee purkaa ne mielestämme, jotta niitä voi alkaa jäsentää. Vasta selkeytettyämme monimutkaiset ideat aivoistamme pystymme alkaamaan työstää ideoita. Ideoiden ollessa kirkastettuina paperilla - tai tarkemmin ottaen digitaalisessa valitussa muistiinpanotyökalussasi - niiden välille löytyy yhteyksiä, jotka eivät olleet ennakkoon ilmeisiä.

Liian usein saadessamme idean lähdemme toteuttamaan sitä heti sen hetkisen tiedon pohjalta. Monta kertaa on paljon parempi, että idea saa rauhassa hautua ja niin aikajänne, ihmiset kuin muut ideat syventävät tai laajentavat ideakokonaisuutta. Tämä uudelleenaktivoi ja syventää ajattelua tehden lopputuotoksesta korkeatasoisemman.

Itse sovellus, mitä käytät tai mitä sovelluksia käytät määrittää, millä päätelaitteilla voit sitä käyttää ja millaista informaatiota sinne voi tallettaa. Kirjassaan Forte listaa esimerkkejä kuten Microsoft OneNote, Google Keep, Apple Notes ja Evernote. Puhelimen käyttö päätelaitteena mahdollistaa tehokkaan ideoiden keräämisen ja jatkokäsittelyn.

CODE

CODE muodostuu neljästä askeleesta, ja sen tavoite on auttaa muistamaan se, mikä on tärkeää muistaa. Tämä on Forten luoma metodi, jonka tavoitteena on avustaa rakentamaan lisäaivot ja sen jälkeen oppia  käyttämään niitä tehokkaasti. CODE on kartta, jonka avulla pystymme navigoimaan informaation rajattomassa virrassa.

• Capture – Keep what resonates
• Organise – Save for actionability
• Distill – Find the essence
• Express – Show your work

Capture

Kun jokin resonoi ja liikuttaa intuitiivisella tasolla, kerää se talteen. Tämä ei ainoastaan auta meitä tekemään parempia muistiinpanoja, vaan myös auttaa ymmärtämään itseämme paremmin. Kännykkä on tähän oiva työkalu, sillä se on meillä kaikilla lähes aina mukana. On helppo sukeltaa kännykän digitaalisiin muistiinpanoihin ja editoida keräyslistaa. Parannella, jäsennellä ja palata taas uudestaan, kun uusi lamppu syttyy. Kun asia tai idea on kerätty talteen, se ei vaadi välitöntä toteuttamista. Näin voi säilyttää mentaalisen terveyden ja mielenrauhan. On myös tärkeää, että meillä on tämä idealista (inbox, capture, daily notes), jotta idean syttyessä meidän ei tarvitse miettiä mihin se talletetaan, vaan tärkeintä on saada se ylös myöhempää työstämistä varten.

Organise

Kun organisoi tallennettua tietoa, on hyvin tyypillistä tallentaa sitä kirjaston aihealueittain. Forten ohje on kuitenkin organisoida tieto toimintalähtöisesti. Mihin toimintaan tämä tieto liittyy? Mitä tulen tekemään tämän tiedon kanssa? Tällöin tiedot ovat oikeassa paikassa, kun työskentelemme.

https://www.der-generalist.de/para/

PARA (Priming your mind and notes for action) systeemi auttaa organisoimaan tiedon sen mukaan, miten aktiivisesti työstettävää se on. Projektit ovat luonteeltaan lyhytaikaisia lopputulemia joiden kanssa painitaan juuri nyt. Ominaisuuksiltaan projekteilla on alku ja loppu ja ne ovat aktiivisia spesifin aikajakson, jonka jälkeen ne loppuvat. Toiseksi, projekteilla on kirkas selkeä lopputulema, joka tulee tapahtua, jotta ne voidaan ottaa pois työlistalta.

AREAS on puolestaan kokonaisuudet, joihin olemme sitoutuneet pitkäjänteisesti. Esimerkiksi Terveys tai Markkinointi voi olla osa-alue, siinä missä terveyteen liittyvä projekti on laihduttaa 5 kiloa tai markkinointiin liittyvä projekti on kasvattaa liidimäärää 10 prosenttia. Terveydellä tai markkinoinnilla ei ole loppupäivämäärää, vaan ne pvat osa-alueita, joita meidän tulee työstää pitkäjänteisesti. Projekteihin verrattuna näissä ei ole selkeää lopputavoitetta johon tähdätään, vaan näissä tulee asettaa standardi, mitä ylläpidetään.

Resurssit ovat informaatiota, jota haluamme säilyttää, mutta ne eivät kuulu projekteihin tai alueisiin, joista haluamme kerätä informaatiota. Esimerkkeinä täällä voi olla kiinnostuksen aihealueet; asiat, joita tutkit; tieto, jota haluat tulevaisuudessa referoida tai vaikka harrastukset ja intohimot.

Arkistoon saadaan talletettua kaikki informaatio kolmesta aiemmasta kategoriasta, jota ei enää aktiivisesti käytetä. Näin tämä informaatio saadaan kokonaan pois silmistä, mutta mikäli siihen tulee syy palata, se on saatavilla. Emme pysty parhaaseen ajatteluumme ja työhömme, kun kaikki vanhat asiat lojuu pöydällä vieden tilan. Tästä syystä arkistoinnin askel on kriittinen.

Kun miettii, mihin kategoriaan tietyt muistiinpanot kuuluu, löytyy apu seuraavasta kysymyspatteristosta:

1. Missä projektissa tämä on kaikkein hyödyllisin?
   1. mikäli ei missään - missä osa-alueessa tämä on kaikkein hyödyllisin.
   2. Mikäli ei missään -  mihin resurssiin tämä kuuluu.
   3. Mikäli ei mihinkään, laita tieto arkistokansioon.

Toisin sanoen, pyrit aina asettamaan tiedon sinne, missä se tulee ensimmäisenä käyttöön.

Distill

“To attain knowledge, add things every day. To attain wisdom, remove things every day.“

– Lao Tzu, ancient Chinese philosopher

Nyt ideoita on saatu kerättyä, jonka jälkeen ne on järjestetty tekemisen mukaan. Keräily ja organisointi tapahtuu yleensä hektisessä ympäristössä palavereiden, puheluiden ja muun hälinän keskellä. Itse asian syvällisempään ymmärtämiseen ja tarkoitukseen ei olla vielä päästy pureutumaan. Seuraavaksi laitetaan kemistin hattu päähän, otetaan aikaa ja aletaan tislaamaan kokonaisuudesta merkityksellisiä osia. Keräilyvaiheesta työstövaiheeseen siirryttäessä myös ympäristön ja ajattelun tulee muuttua. Keräilyvaiheessa ovat saavat olla auki, ja kaikki uusi otetaan talteen. Seuraava hetki on kuitenkin sulkea ovet ja laittaa henkiset vastamelukuulokkeet korville. Tällöin keskittyy vaan siihen, mikä on kerättynä muistiin.

Kemistille alkaa paljastua malleja ja yhteyksiä eri tiedon ja ideoiden välillä. Tässä kohtaa kokonaisuus alkaa kirkastua ja muistiinpanot tislautuvat ydinolemukseensa. Jokaisella idealla on oma ytimensä, sydämensä ja sielunsa, mitä idea pyrkii kommunikoimaan.

Monimutkaisen oivalluksen selittäminen voi ottaa satoja sivuja ja tuhansia sanoja, mutta ydinviestin ilmaiseminen yhdellä tai kahdella lauseella on aina mahdollista. Tämän työstössä Forte puhuu progressiivisesta summauksesta, jossa ensin alleviivataan avainpointit, jonka jälkeen vielä alleviivataan alleviivauksien avainpointit. Näin saadaan tiedonlähteen ydin esiin, joka voidaan summata muutamalla lauseella tai ranskalaisella viivalla. Näihin meidän on nopea palata ja pystymme löytämään tiedon nopeasti ja menemään tiedonlähteeseen niin syvälle, kuin siinä hetkessä tarvitsemme.

Kirjassa on erinomainen esimerkki Picasson työskentelytavasta. Picasso pilkkoi piirtämänsä kohteen ytimen kerroksiin. Härkä, jota hän piirsi, sisälsi yksitoista kerrostumaa. Kerrostumien avulla Picasso sai kaapattua härän olemuksen kirkkaimman ytimen muutamalla viivalle, ja näiden viivojen päälle lopulta rakentui koko eläimen kuvakokonaisuus.

Forte kehottaa meitä ajattelemaan toimintaa aikajanalla. Älä ajattele itseäsi vain muistiinpanojen tekijänä, vaan mieluummin muistiinpanojen antajana. Annat näin itsellesi tulevaisuuteen tiedon lahjan, joka on helppoa löytää ja ymmärtää. Tiedosta tulee osaamista vasta, kun se otetaan käyttöön. Otettava askel on tiedon käyttäjästä tiedolla luomiseen. Mahdollisuuden saapuessa loistaa työlläsi ei ole se hetki, kun aletaan lukea kirjoja ja tekemään tutkimusta. Tutkimuksen tulee olla jo tehty, jotta voit tarttua tilaisuuteen.

HABITS

On kolme aktiivista tapaa, mitä toteuttamalla varmistetaan lisäaivojen korkeatasoinen jatkuva toimiminen. Jokainen näistä tavoista rakentaa rajoja –  aika, tila ja tarkoitus – mielentilojen ympärillä, joita haluat suojella ja edistää elämässäsi.  Tämä kertoo sen mihin sinun tulisi fokusoida ja mihin ei.

• Project Cheklists – Varmistaa aloitukset ja lopetukset yhtenäisellä tavalla, ottaen opit vanhoista projekteista.
• Weekly and Monthlt Reviews – Ajoittaiset työn ja elämän tilanteen arvioinnit. Päätökset halutaanko jotain muuttaa.
• Noticing habits – Huomiot mahdollisuuksista editoida, alleviivata tai siirtää muistiinpanoja, jotta ne on paremmin löydettävissä tulevaisuudessa.

Tietotyön perustaso on kerätä informaatiota ja muuttaa ne tuloksiksi. Se, mitä monta kertaa puuttuu kokonaisuudesta, on palautesilmukka. Miten kierrätetään osaamista, jota tuotettiin aiemmissa projekteissa, jotta sitä voidaan käyttää myös tulevaisuudessa. Forte kuvaa prosessia verraten sitä sijoittajan ajatteluun rahasta. Saatuaan tuottoa sijoituksistaan, sijoittaja ei heti käytä kaikkea tuottoa. Hän sijoittaa tuoton muihin sijoituskohteiseen, jolloin hän rakentaa vauhtipyörän, joka saa rahan kerryttämään rahaa yli ajan. Meidän tapauksessa tulee ajatella osaamista aivan samalla mallilla.

Osaamiseen investoidessa voidaan tunnistaa kaksi kohtaa, jossa polut erkanevat, ja on mahdollisuus tehdä jotain muuta, mitä on tehty aiemmin. Nämä kiinnekohdat ovat projektin aloitus ja loppuunsaattaminen. Tärkeää projektin luonnissa on, että tekee suunnitelman, miten taklaa projektin koetinkivet, ei se, miten toteuttaa projektin.

Kick off-checklist:

1. Capture – nykyinen ajatteluni projektista
   1. Mitä jo on tiedossa tästä projektista?
   2. Mitä ei tiedetä, mitä pitää ottaa selvää?
   3. Tavoite ja tarkoitus; mitä onnistuminen tarkoittaa?
   4. Kenen kanssa voin keskustella ja kuka voi antaa näkemystä?
   5. Mitä voin lukea tai kuunnella, jotta saan asiaankuuluvaa tietoa?
2. Review kansiot (tagit), joissa voi olla aihetta koskevia muistiinpanoja.
3. Search etsi aiheeseen liittyviä termejä kaikista kansioistasi
4. Move (or tag) aihetta koskevat muistiinpanot projektikansioon.
5. Create rakenna päälinjat kerätyistä muistiinpanoista ja suunnittele projekti.

Project completion cheklist:

1. Mark – merkkaa projekti valmiiksi, hoida hyväksynnät lähetä materiaalit.
2. Cross out – yliviivaa kokonaisuuteen liitetyt projektit ja siirrä valmis-statukseen.
3. Review – onko muita projekteja pöydällä, jotka voisivat hyötyä tämän projektin osaamisesta.
4. Move – Siirrä projekti arkistoon kaikilla alustoilla.

Weekly and Monthly review

Viikkosummauksessa on tarkoitus kirjata ylös uudet tehtävälistan tehtävät, käydä läpi aktiiviset projektit, tarkastaa viikon muistiinpanot (Vieden ne PARA-kansioihin) ja päättää prioriteetit alkavalle viikolle.

1. Clear my email inbox.
2. Check my calendar.
3. Clear my computer desktop.
4. Clear my notes inbox.
5. Chooce my tasks for the week

Siinä missä viikko-checklista on hyvin käytännöllinen, Forten suositus on pitää kuukausittainen tarkistus enemmän reflektoivana ja kokonaisvaltaisena. Se on mahdollisuus arvioida isompaa kuvaa ja arvioida fundamentaalisia muutoksia tavoitteisiin, prioriteetteihin ja systeemeihin, mitä sinun ei ole ehkä mahdollista ajatella kiireisessä arjessasi.

1. Review and update goals
2. Review and update project list
3. Review areas of responsibility
4. Review someday/maybe tasks.
5. Reprioritize tasks.

SUMMARY

Sinäkin olet kännykällä, kuten kaikki muutkin, mutta et tee sitä, mitä muut. Sinä rakennat arvoa ajantappamisen sijaan. Olet valmiina elämän tarjoillessa mahdollisuuksia. Ajattelun systematiikka ja sen johdonmukainen pitkäjänteinen kehittäminen auttavat sinua toimimaan fiksummin. Systematiikka on sinun henkilökohtainen assistenttisi, joka on aina valmiina sinua varten: kuuntelee ohjeita, tekee avuliaita ehdotuksia ja muistuttaa siitä, mikä sinulle on tärkeää.

– Sami Suominen

Tiago Forte: Building a Second Brain; Atria books, New York 2022